Preguntas frecuentes

1. ¿Qué entidades pueden ser proponentes de las Convocatorias del FCTeI del SGR?

En el marco de las Convocatorias Públicas, Abiertas y Competitivas del Fondo de Ciencia, Tecnología e Innovación (FCTeI) del Sistema General de Regalías (SGR), de conformidad con el artículo 2.2.4.1.1.10.2. del Decreto 1082 de 2015, adicionado por el artículo 1º del Decreto 1467 de 2018, corregido por el artículo 1º del Decreto 1367 de 2019, para efectos de la participación en la convocatoria, la presentación y ejecución de proyectos financiados con recursos del Fondo de CTel, hacen parte del Sistema Nacional de Ciencia, Tecnología e Innovación (SNCTI):

a) Las entidades que cuenten con reconocimiento vigente por parte de MinCiencias.

b) Las entidades que han sido reconocidas, por otros entes del Gobierno nacional y cuyo reconocimiento ha sido homologado previamente por MinCiencias para fines de ciencia, tecnología e innovación.

c) Las entidades públicas, territoriales y privadas que hayan realizado actividades de ciencia, tecnología e innovación y que, sin contar con un reconocimiento previo por parte de MinCiencias, cumplen los criterios de idoneidad y trayectoria específicos establecidos en los términos de referencia de la convocatoria.

2. ¿Cómo se puede identificar el literal por el cual puede aplicar una entidad a las convocatorias del FCTeI del SGR

El Ministerio de Ciencia, Tecnología e Innovación – Minciencias, habilitó el servicio de consulta entidades reconocidas / homologadas para aplicar a convocatorias del Fondo de Ciencia Tecnología e Innovación (FCTeI) del Sistema General de Regalías (SGR), en el cual con el NIT de la entidad podrá consultar el reconocimiento (literal “a”) / homologación (literal “b”) como entidad del Sistema Nacional de Ciencia, Tecnología e Innovación (SNCTI).

Servicio de consulta disponible en http://reconocimientoactores.MinCiencias.gov.co:8443/cDigital/home

3. ¿Cómo se puede solicitar la homologación para ser entidad del SNCTI?

Para el caso de las entidades del literal “b)” artículo 2.2.4.1.1.10.3. del Decreto 1082 de 2015, adicionado por el artículo 1º del Decreto 1467 de 2018, corregido por el artículo 1º del Decreto 1367 de 2019, Minciencias estableció el “Procedimiento Verificación del estado de reconocimiento u homologación de entidades del SNCTI para convocatorias públicas, abiertas y competitivas del FCTEI del SGR (M302PR07) encontrado en http://reconocimientoactores.MinCiencias.gov.co:8443/cDigital/home”, el cual indica las dos (2) opciones para que las entidades interesadas en la homologación realicen el respetivo tramite, así:

Opción 1 “Entidad que tenga al menos un actor del SNCTI con reconocimiento vigente de MinCiencias”.

Opción 2 “Entidad con reconocimiento vigente por otro ente del Gobierno Nacional”.

Caso Opción 1:

Formulario web debidamente diligenciado el cual debe tener adjunto:

  • “Carta de Solicitud de Homologación para Convocatorias del FCTeI del SGR – Entidades con al menos un actor reconocido” (M302PR07MO1), debidamente diligenciada y firmada por el representante Legal de la Entidad.

Caso Opción 2

Formulario web debidamente diligenciado el cual debe tener adjunto:

  • “Carta de Solicitud de Homologación para Convocatorias del FCTeI del SGR – Entidades reconocimiento vigente por otro del Gobierno Nacional” (M302PR07MO2), debidamente diligenciada y firmada por el representante Legal de la Entidad.
  • Certificación, acto administrativo o soporte que avala el reconocimiento otorgado por otro Ente del Gobierno Nacional, el cual se debe encontrar vigente.
  • Documento soporte que evidencia el proceso de evaluación o verificación realizado por el Ente del Gobierno Nacional.
4. ¿Cuál es la vigencia de la homologación?

De conformidad con el “Procedimiento Verificación del estado de reconocimiento u homologación de entidades del SNCTI para convocatorias públicas, abiertas y competitivas del FCTEI del SGR (M302PR07) encontrado en http://reconocimientoactores.MinCiencias.gov.co:8443/cDigital/home”, la vigencia de la homologación es hasta el 31 de diciembre del 2020.

5. Una vez radicada la solicitud de homologación ¿Cuánto tiempo demora el trámite?

De conformidad con el “Procedimiento Verificación del estado de reconocimiento u homologación de entidades del SNCTI para convocatorias públicas, abiertas y competitivas del FCTEI del SGR (M302PR07) encontrado en http://reconocimientoactores.MinCiencias.gov.co:8443/cDigital/home”,  se cuenta con un período máximo de 20 días hábiles.

6. ¿Cómo una entidad puede participar en las convocatorias si no está ni reconocida ni homologada por Minciencias?

Siendo el caso de una entidad que NO CUENTA CON “Reconocimiento u Homologación” (literales “a” y “b”) por parte de Minciencias, podrá dicha entidad participar en calidad de “Aliado”. Lo anterior, de conformidad con el Artículo 2.2.4.1.1.10.3. de Decreto 1082 de 2015, adicionado por el artículo 1º del Decreto 1467 de 2018, corregido por el artículo 1º del Decreto 1367 de 2019, el cual indica que la participación en las convocatorias públicas también puede realizarse mediante la figura de Alianzas. Se entiende por ALIANZA el acuerdo entre entidades del SNCTI y de estas con otras entidades, siempre y cuando la misma tenga como objetivo cooperar en función de sus capacidades y fortalezas para el logro del cumplimiento de objetivos del proyecto a ser presentado en la convocatoria.

7. ¿Estar registrado en el InstituLAC es lo mismo que estar reconocido u homologado?

El estar registrado en el InstituLAC no corresponde a un equivalente de reconocimiento de actor del SNCTI, ni reconocimiento/homologación como entidad del SNCTI.

8. ¿Cuáles son los pasos para diligenciar el formato como entidad con “al menos un actor reconocido”?

De conformidad con el “Procedimiento Verificación del estado de reconocimiento u homologación de entidades del SNCTI para convocatorias públicas, abiertas y competitivas del FCTEI del SGR (M302PR07) encontrado en http://reconocimientoactores.MinCiencias.gov.co:8443/cDigital/home” para entidades con “al menos un actor reconocido” se debe diligenciar la carta se solicitud de homologación de la siguiente manera:

  • Diligenciar los campos señalados en color azul.
  • Identificar en su entidad el actor que a hoy cuenta con reconocimiento vigente por parte de MINCIENCIAS (tan solo un actor es suficiente).
  • En la carta aparece un primer cuadro, favor señalarlo según corresponda (Caso ejemplo – Grupo de Investigación – señalarlo con una “X”).
  • En la carta aparece un segundo cuadro, favor diligenciar con el actor que ud señaló en el primer cuadro (Caso ejemplo – 1.  Nombre del actor reconocido “Grupo de Investigación AAAAAAAAAAAA” – Identificación “COL1111111”).
  • Garantizar que todo esté diligenciado – Imprimir – firmar por el representante legal de la entidad solicitante – convertir a formato pdf.
  • Enviar la carta mediante le formulario disponible en http://reconocimientoactores.MinCiencias.gov.co:8443/cDigital/home
  • Esperar respuesta de MINCIENCIAS frente al trámite.

Nota: MINCIENCIAS procederá a tramitar su solicitud de conformidad con los tiempos establecidos en el procedimiento de homologación, de esta manera podrá su entidad identificar la modalidad de participación en las convocatorias públicas, abiertas y competitivas del Fondo de Ciencia, Tecnología e Innovación (FCTeI) del Sistema General de Regalías (SGR).

9. ¿Qué es un reconocimiento de actores y dónde puedo encontrar los requisitos para lograr el reconocimiento como actor del SNCTI?

El reconocimiento de actores inició con el propósito de ampliar el conocimiento y la información disponible sobre el SNCTeI por parte de MINCIENCIAS. Posteriormente se convirtió en una práctica recurrente para avalar a los actores y darles la posibilidad de competir por recursos públicos provenientes de MINCIENCIAS y otras entidades del Gobierno Nacional. El reconocimiento es una prueba del buen desempeño y la actuación responsable de los actores que acceden a él.

Los requisitos los podrá consultar en https://minciencias.gov.co/portafolio/reconocimiento_de_actores ingresando a la tipología de su interés.

10. ¿Los Términos de Referencia de las convocatorias del FCTeI del SGR indican el tipo de entidad proponte?

Las convocatorias públicas, abiertas y competitivas del Fondo de Ciencia, Tecnología e Innovación (FCTeI) del Sistema General de Regalías (SGR), definen en cada uno de sus Términos de Referencia el tipo de entidades que pordran participar en calidad de proponentes, dichas condiciones las podrá encontrar en https://minciencias.gov.co/convocatoriasfctei ingresando a la convocatoria de su interés.

11. Nos han confirmado que nuestra propuesta salió en la lista de elegibles. ¿Qué sigue ahora?
  1. Estar en la lista de propuestas elegibles es un gran paso, sin embargo, tenga en cuenta que el hecho de estar en lista de elegibles no implica que necesariamente su propuesta vaya a ser financiada. 

La propuesta debe cumplir con los requisitos del SGR, para poder ser presentada al OCAD del FCTeI para su viabilización, priorización y aprobación. 

Lo que sigue es convertir la propuesta calificada como elegible en proyecto de inversión, tal como lo exige la normativa que rige el Sistema General de Regalías (SGR).

Para ello siga estas indicaciones:

Paso 1. Conforme un equipo interdisciplinario para registrar, formular y estructurar el proyecto de inversión

Uno de los integrantes debe ser el formulador autorizado para el manejo de la MGA-WEB. Solicite a Minciencias el rol de un formulador FCTeI autorizado para diligenciar la MGA del proyecto.

Nota: Si ya cuenta con un usuario Formulador FCTeI autorizado, por favor omita este paso y comuníquelo al correo que aparecen a continuación, indicando los datos de contacto del formulador, el nombre y el número de la propuesta en el SIGP.

apoyoproyectos@minciencias.gov.co

Si requiere de un formulador FCTeI autorizado, siga las siguientes instrucciones:

    1. Envíe una carta firmada por el representante legal de la entidad a MINCIENCIAS con los datos del funcionario responsable de manejar la cuenta en la MGA-WEB y registro en el SUIFP – Descargue la proforma de la carta en la plataforma h ttps://redctei.gov.co/

La carta debe especificar lo siguiente:

    1. Nombre de la entidad.
    2. Tipo de entidad (pública o privada).
    3.  Nit.
    4. Nombre del representante legal.
    5. Tipo y número del documento de identificación del representante legal, lugar de expedición
    6. Correo electrónico del representante legal.
    7. Teléfono del representante legal.
    8. Certificado de representación legal.
    9. Nombre y apellidos completos del funcionario o persona encargada.
    10. Tipo y número del documento de identificación del funcionario.
    11. Número de teléfono de contacto (preferiblemente celular).
    12. Correo electrónico de contacto del funcionario.
    13. Título de la propuesta.
    14. Número de la propuesta en el
    15. Nombre de la convocatoria en que participa
    16. Mecanismo de participación
    17. Anexe a la carta la siguiente documentación, si la institución nunca ha sido ejecutora de proyectos del Fondo de CTeI del Sistema general de regalías (SGR).
    18. Copia del RUT de la entidad
    19. Copia de la cédula de ciudadanía del representante legal
    20. Copia del certificado de Cámara de Comercio (con 30 días de vigencia)
  1. Adicionalmente, esta misma persona deberá registrarse previamente en la MGA-WEB como formulador ciudadano con sus datos de la entidad, siguiendo las instrucciones que aparecen en el siguiente enlace:

https://mgaweb.dnp.gov.co/account/register

Una vez el funcionario o persona designada haya completado el registro como formulador ciudadano en la MGA-WEB, lo debe comunicar al correo apoyoproyectos@minciencias.gov.co, con el fin de que se le pueda asignar el rol de formulador FCTeI para la propuesta de proyecto.

Solicitamos que en el asunto del correo se presente la siguiente información: “Autorizados MGA proyecto número de la propuesta SIGP”. 

NOTA:   MUY   IMPORTANTE!   ¡NO FORMULE   EL    PROYECTO    CON    EL    ROL DE FORMULADOR CIUDADANO SINO COMO FORMULADOR FCTeI, DE LO CONTRARIO, NO SE PODRÁN ANEXAR DOCUMENTOS NI TRANSFERIR EL PROYECTO!

En esta convocatoria es importante, que el formulador FCTeI este familiarizado con la plataforma MGA-WEB, y realice el diligenciamiento basándose en la MGA ejemplo que puede descargarse de la plataforma https://redctei.gov.co/

Paso 2. Revise y analice cuidadosamente los requisitos del SGR que debe cumplir el proyecto

De conformidad con lo dispuesto por el Sistema General de Regalías (SGR), la propuesta se encuentra sujeta a los trámites dispuestos por la Ley 1530 de 2012, el Decreto 1082 de 2015 y los Acuerdos de la Comisión Rectora del Sistema General de Regalías.

De otra parte, en atención a que el Ministerio de Salud y Protección Social expidió la Resolución 385 del 12 de marzo de 2020, «Por la cual se declara la emergencia sanitaria por causa del coronavirus COVID-19 y se adoptan medidas para hacer frente al virus», en la cual se establecieron disposiciones destinadas a la prevención y contención del riesgo epidemiológico asociado al nuevo coronavirus COVID-19”, la Comisión Rectora del Sistema General de

Regalías consideró necesario y conveniente adicionar el Acuerdo Único del Sistema General de Regalías (Acuerdo 45 de 2017), con el fin de armonizar las normas SGR con la declaración de emergencia económica, social y ecológica del Decreto 417 de 2020, para lo cual expidió el Acuerdo No. 58 del 02 de abril de 2020: “Por medio del cual se establecen requisitos y lineamientos especiales para la destinación de los recursos del Sistema General de Regalías (SGR) y la aprobación de proyectos de inversión de acuerdo con la declaración del estado de emergencia económica, social y ecológica del Decreto 417 de 2020”

 Específicamente, se deberá dar cumplimiento a:

  1. Los requisitos generales para proyectos de inversión dentro de una calamidad pública en el marco de la declaración de emergencia económica, social y ecológica del Decreto 417 de 2020, establecidos en el artículo 9.1 del Acuerdo 58.
    1. Los requisitos establecidos en el artículo 9.7 del Acuerdo 58 de 2020-Financiación de proyectos de inversión con recursos de Ciencia, Tecnología e Innovación.

Reúna todos los requisitos solicitados en el acuerdo mencionado anteriormente. Algunas proformas las puede descargar de la plataforma https://redctei.gov.co/

La verificación de los requisitos la realiza la Secretaría Técnica del OCAD de FCTeI

Paso 3. Complete el contenido del documento técnico de la propuesta

El documento técnico es el instrumento en el que se describe toda la planeación del proyecto y debe incluir tanto los aspectos científico-técnicos, como los  aspectos  requeridos  para registrar el proyecto en la MGA. Una base del contenido mínimo del documento técnico puede descargarlo de la plataforma https://redctei.gov.co/

Paso 4. Elabore el presupuesto detallado del proyecto

Uno de los requisitos más importantes y complejos es la elaboración de un presupuesto detallado según los lineamientos del SGR. El formato para elaborar el presupuesto está disponible en la plataforma https://redctei.gov.co/

Asegúrese de incluir solo los rubros que son financiables según los términos de referencia de la convocatoria.

Paso 5. Diligencie la MGA WEB

Asegúrese de que se han reunido todos los elementos que solicita la MGA. Revise que cuenta con todos los requisitos (Documento técnico, presupuesto y demás requisitos del acuerdo No.58 de 2020 ) y compruebe que el Proyecto de inversión está completamente diligenciado en la MGA. Proceda a anexar toda la documentación del cumplimiento de requisitos y transfiera la propuesta de proyecto al Banco de proyectos (SUIFP-SGR).

Nota: Realizar la transferencia utilizando el botón “TRANSFERIR AL BANCO” y NO utilice el botón “PRESENTAR A LA ENTIDAD”

Paso 6. Cumplimiento de Requisitos del SGR

De conformidad con lo estipulado en el numeral 12- Listado de elegibles de los términos de referencia de la convocatoria: “Convocatoria del Fondo de CTeI del SGR para el fortalecimiento de laboratorios regionales con potencial de prestar servicios científicos y tecnológicos para atender problemáticas asociadas con agentes biológicos de alto riesgo para la salud humana”, las propuestas de proyectos incluidas en el listado de elegibles deben surtir el trámite de verificación de requisitos del que trata la normativa del SGR en el Acuerdo No. 58 de 2020 de   la Comisión Rectora, dentro de los ocho (8) días calendario posteriores a la publicación del listado de elegibles. Para los efectos revisar el cronograma que se encuentra en el numeral 15 de los términos de referencia.

Una vez transferido el proyecto, se obtendrá el número BPIN y pasará a revisión de cumplimiento de requisitos. Toda la documentación será revisada por el equipo de verificación de proyectos de la Secretaría Técnica (Minciencias), que se pondrá en contacto con el formulador CTeI autorizado para informarle sobre el cumplimiento de requisitos.

El resultado de la verificación, así como el cumplimiento de los requisitos será comunicado a la entidad

Paso 8. Presentación de las propuestas de proyecto de inversión al OCAD

Una vez se cumpla con los requisitos para la viabilización del SGR, la Secretaría Técnica debe remitir el proyecto de inversión a consideración del Órgano Colegiado de Administración y Decisión (OCAD), quien viabiliza, prioriza y aprueba los programas y proyectos que serán financiados con recursos del FCTeI del SGR.

El OCAD está conformado por tres vértices: (1) Gobierno Nacional, (2) Gobierno Departamental y (3) Universidades. El vértice de Gobierno Nacional está conformado por la representación de Minciencias, tres ministros y un representante del Departamento Nacional de Planeación (DNP). El vértice del Gobierno Departamental está representado por seis gobernadores o sus delegados. Por último, el vértice Universidades se conforma por cuatro

(4) representantes de universidades públicas y dos (2) representantes de universidades privadas. Cada vértice tiene un voto, de modo que las decisiones del OCAD se adoptan con un mínimo de dos (2) votos en un mismo sentido.

Reunión preparatoria de la sesión de OCAD o Pre-OCAD

El proyecto se debe socializar primero ante una mesa técnica de preparación para el OCAD, llamada Pre-OCAD. Para ello es recomendable preparar una adecuada y sustentada exposición del proyecto, así como prestar cuidadosa atención y dar respuesta a las inquietudes y preguntas que formulen los integrantes de la mesa técnica, con la disposición profesional de atender los ajustes al proyecto que se soliciten.

Sesión del OCAD

Un delegado de la entidad proponente debe presentar el proyecto en la sesión del OCAD, previa citación. Hay que considerar que, si en el Pre-OCAD se hicieron observaciones y se solicitaron ajustes a un proyecto, se deben presentar las respectivas soluciones ante el OCAD con el proyecto ajustado para su consideración.

Paso 9. Aprobación del proyecto

De acuerdo con la decisión que se adopte, el OCAD generará un acta de la sesión y un acuerdo que legalizará la aprobación del proyecto.

Paso 10. Cumplimiento de requisitos previos a la ejecución

Para dar inicio a la ejecución de un proyecto de inversión y de conformidad con lo establecido en el artículo 9.7 del Acuerdo No. 58 de 2020 la entidad designada ejecutora debe contar con el certificado de cumplimiento de requisitos previos al inicio de la ejecución, expedido por la Secretaría Técnica del OCAD del FCTeI del SGR, para lo cual debe remitir   a la Secretaría Técnica del OCAD el siguiente documento:

Acto administrativo de incorporación de los recursos en un capítulo independiente del presupuesto de la entidad, que debe adelantarse una vez se haya aceptado la designación como ejecutor, de conformidad con el inciso  2 del artículo 2.2.4.1.2.2.13 del Decreto 1082  de 2015.

En el evento que el proyecto contemple como figura de seguimiento interventoría, si la instancia designada para los efectos es diferente a la entidad designada como ejecutora, esta también debe cumplir con los requisitos establecidos en el artículo 4.1.2.3.2. del Acuerdo No. 45 de 2017 modificado por el artículo 2 del Acuerdo No.57 de 2020.

12. ¿Dónde consigo orientación sobre la MGA?

En la mesa de ayuda del DNP, teléfono 3815000, Extensión: 23972; 23973; 23974; 23980 o 23984.

13. ¿Cuándo vence el plazo para la presentación de los proyectos de inversión de la convocatoria de fortalecimiento de IES?

El 28 de febrero del 2020


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